O 2º Tabelionato de Novo Hamburgo, na qualidade de delegatário de serviço público notarial, trata dados pessoais para prestar seus serviços com fé pública, segurança jurídica, prevenção a fraudes, atendimento ao usuário e cumprimento de obrigações legais e normativas aplicáveis ao foro extrajudicial.

1. Por que tratamos dados pessoais
O tratamento de dados pessoais é inerente à atividade notarial. Ele ocorre, por exemplo, para: lavratura e prática de atos (escrituras, procurações, autenticações, reconhecimentos, apostilamento, atas notariais, conciliação/mediação quando aplicável), emissão de certidões, qualificação das partes, conferência documental, validações antifraude, atendimento e comunicações com usuários, além do cumprimento de deveres de prestação de informações a órgãos competentes e às centrais/infraestruturas reguladas do sistema extrajudicial, quando aplicável.

2. Quais dados podemos tratar
Conforme o ato e o serviço solicitado, poderemos tratar: dados de identificação e qualificação (nome, filiação, data de nascimento, estado civil, profissão, nacionalidade), documentos de identificação (RG, CPF, CNH, passaporte), endereço e informações de contato, informações necessárias à formalização do ato (dados de bens, partes, representantes, títulos, obrigações e documentos correlatos), registros de atendimento, protocolos, pagamento/emolumentos e comprovações exigidas por lei.
Em serviços digitais, poderemos tratar dados de autenticação e segurança, incluindo logs, identificadores eletrônicos e, quando o procedimento exigir, imagem/áudio para conferência de identidade e integridade do ato (sempre na medida do necessário e conforme as regras aplicáveis ao serviço).

3. Bases legais e fundamentos do tratamento
O tratamento de dados pessoais no âmbito notarial ocorre predominantemente para cumprimento de obrigação legal/regulatória e para a execução das competências legalmente atribuídas aos serviços notariais (incluindo a Lei nº 8.935/1994 e as normas nacionais do foro extrajudicial editadas pela Corregedoria Nacional de Justiça). Em situações específicas, também poderemos utilizar outras bases previstas na LGPD, como a execução de procedimentos a pedido do usuário e a proteção do crédito e prevenção à fraude, sempre de forma proporcional e compatível com a finalidade.

4. Compartilhamento e destinatários
Para executar os serviços e cumprir obrigações normativas, poderemos compartilhar dados pessoais com: órgãos do Poder Judiciário e Corregedorias, autoridades competentes, centrais e sistemas regulados do foro extrajudicial quando aplicável, partes legítimas envolvidas no ato, além de fornecedores de tecnologia e infraestrutura que atuem sob contrato, com cláusulas de confidencialidade e dever de segurança, estritamente para viabilizar a operação (por exemplo, hospedagem, e-mail corporativo, gestão de chamados, segurança e continuidade).

5. Publicidade, certidões e limites aos direitos
A atividade notarial possui regras próprias de publicidade, conservação de acervos, expedição de certidões e acesso por terceiros legitimados. Por isso, alguns pedidos do titular (como eliminação de dados) podem ser legalmente inviáveis quando houver dever de guarda, preservação de livros/arquivos, necessidade de manutenção de histórico do ato ou obrigação normativa. Ainda assim, o titular pode solicitar informações sobre o tratamento e exercer seus direitos nos limites legais, e nós responderemos de forma fundamentada, com transparência e dentro dos prazos prescritos pela Lei de Proteção de Dados.

6. Prazo de retenção e guarda
Os dados pessoais são mantidos pelo tempo necessário para cumprir finalidades legítimas, obrigações legais/regulatórias do serviço extrajudicial, auditorias e prestação de contas, bem como prazos de guarda definidos por normas aplicáveis.
Encerrado o prazo ou atingida a finalidade, aplicamos medidas de descarte seguro ou anonimização quando cabível, respeitando as exigências específicas de preservação de acervo notarial.

7. Segurança da informação
Adotamos medidas técnicas e organizacionais para proteger dados pessoais contra acessos não autorizados, perda, alteração indevida e incidentes, incluindo controles de acesso, registro de atividades, gestão de perfis, proteção de comunicações e práticas de governança. Também mantemos procedimentos internos e orientação contínua, alinhados aos pilares de confidencialidade, integridade e disponibilidade.

8. Cookies e navegação no site
Cookies são arquivos de texto armazenados no computador/dispositivo do usuário quando ele navega em um site. Eles podem ser necessários para o funcionamento e para a segurança do ambiente. No site do 2º Tabelionato de Novo Hamburgo, utilizamos cookies estritamente necessários/funcionais, voltados ao funcionamento e à proteção do ambiente. Esses cookies não são utilizados para publicidade/marketing.

a) Cookies estritamente necessários/funcionais (sempre ativos)
São cookies indispensáveis para o funcionamento do site e para manter a sessão do usuário, além de reforçar a segurança contra requisições maliciosas. Sem eles, partes do site podem não operar adequadamente. Exemplos identificados no ambiente:
• “laravel_session” (sessão do usuário)
• “XSRF-TOKEN” (proteção contra CSRF e reforço de segurança)

b) Base legal e controle pelo usuário
Cookies necessários/funcionais são utilizados para viabilizar o funcionamento e a segurança do site, sem dependência de consentimento. O usuário pode, ainda assim, gerenciar cookies nas configurações do navegador; porém, a desativação pode impactar funcionalidades do site.

c) Duração e minimização
Os cookies podem ser de sessão ou ter duração limitada. Mantemos prazos e configurações no mínimo necessário para as finalidades de funcionamento e segurança.

9. Direitos dos titulares e como o Tabelionato os atende
Os titulares de dados pessoais possuem direitos garantidos pela Lei Geral de Proteção de Dados. Abaixo, são descritos os direitos que os titulares de dados podem exercer perante o 2º Tabelionato de Novo Hamburgo, além de informações sobre como exercê-los.

O 2º Tabelionato assegura ao titular o livre acesso e o exercício dos direitos previstos na LGPD, observando, contudo, o regime jurídico próprio dos serviços notariais. Nos termos do art. 98 do Código Nacional de Normas da Corregedoria Nacional de Justiça, a gratuidade do livre acesso dos titulares de dados é restrita aos dados pessoais constantes nos sistemas administrativos da serventia, não abrangendo os dados próprios do acervo notarial e não podendo, em qualquer hipótese, alcançar ou implicar a prática de atos inerentes à prestação dos serviços dotados de fé pública. A expedição de certidões observará a legislação específica notarial, com cobrança de taxas e emolumentos conforme regulamentação própria, mantidas as hipóteses legais de isenção. Para atender solicitações com segurança e confidencialidade, o Tabelionato coletará as informações necessárias à identificação segura do solicitante, prevenindo fraudes e acessos indevidos. Os direitos previstos na LGPD, portanto, não são absolutos, sujeitando-se a determinadas circunstâncias, que serão analisadas pela Encarregada de Dados a cada solicitação. Abaixo, estão especificados os direitos de titulares previstos na LGPD, no contexto do serviço público prestado pelo 2º Tabelionato de Novo Hamburgo:

Confirmação da existência de tratamento e acesso - O titular pode solicitar a confirmação de que o 2º Tabelionato trata dados pessoais a seu respeito e requerer acesso aos seus dados pessoais mantidos nos sistemas administrativos da serventia. Esse acesso será fornecido de forma clara, segura e compatível com a finalidade do pedido, observados os limites legais e normativos, especialmente quando a resposta puder envolver dados de terceiros, segurança do serviço, prevenção a fraudes ou informações vinculadas ao acervo dotado de fé pública. Quando houver emissão de documento para atender ao direito de acesso, será aplicada a ressalva obrigatória prevista no art. 98, §1º, do Código Nacional de Normas do CNJ.

Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados - O titular pode solicitar correção/atualização de dados pessoais incorretos no âmbito dos sistemas administrativos do 2º Tabelionato, mediante verificação e validação documental. Quando a informação estiver refletida em ato notarial, título, protocolo, assentamento ou elemento integrante do acervo sujeito a fé pública, o Tabelionato não “edita” o ato como simples correção cadastral; eventual adequação seguirá o procedimento formal aplicável (por exemplo, ressalva, retificação, aditamento ou instrumento próprio), sempre preservando a integridade, rastreabilidade e segurança jurídica. Nesses casos poderá haver cobrança de emolumentos.

Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade - O titular pode solicitar a anonimização, bloqueio ou eliminação de dados pessoais que sejam desnecessários, excessivos em relação à finalidade, ou tratados em desconformidade com a LGPD. Por se tratar de serviço público delegado e por existirem deveres legais e normativos de guarda, conservação e rastreabilidade do acervo notarial, tais medidas podem ser total ou parcialmente inviáveis quando os dados estiverem inseridos em atos, livros, protocolos e documentos sujeitos à preservação obrigatória e ao regime de fé pública. Nesses casos, o Tabelionato apresentará justificativa fundamentada, indicando, quando possível, medidas alternativas compatíveis com a LGPD e com o ordenamento notarial.

Portabilidade (quando aplicável) - O titular pode solicitar portabilidade de dados pessoais para outro controlador, em formato estruturado e interoperável, nos termos da LGPD e conforme regulamentação da ANPD. O Tabelionato analisará o pedido caso a caso, considerando a viabilidade técnica, a natureza do tratamento (muitas vezes fundado em obrigação legal e exercício de atribuição pública), e o fato de que dados integrados a atos e ao acervo dotado de fé pública não se confundem com um cadastro privado portável. Quando o pedido não for aplicável ou não puder ser atendido, a resposta será justificada de forma clara e motivada ao titular. Como trata se de direito pendente de regulamentação pela Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD), o pedido poderá ser submetido à Corregedoria Geral de Justiça do Tribunal de Justiça do Rio Grande do Sul para parecer.

Informação sobre compartilhamento de dados - O titular tem direito de solicitar informação sobre com quais entidades públicas e privadas o 2º Tabelionato compartilha dados pessoais, dentro das hipóteses legais e normativas. Em regra, isso pode abranger: órgãos do Poder Judiciário e Corregedorias, autoridades competentes, centrais e sistemas regulados do foro extrajudicial quando aplicável, partes e interessados legitimados no âmbito do ato e prestadores de tecnologia e infraestrutura contratados (sob dever de confidencialidade, segurança e finalidade).

Informação sobre a possibilidade de não consentir e consequências - O titular tem direito de receber informações claras sobre a possibilidade de não consentir, quando o consentimento for a base legal de determinado tratamento, bem como sobre as consequências dessa escolha. No contexto notarial, ressalta-se que a maior parte dos tratamentos decorre de obrigação legal/normativa e do exercício das atribuições do serviço (não dependendo de consentimento). Assim, a negativa de consentimento normalmente só impactará tratamentos opcionais e acessórios (por exemplo, cookies de análise no site, comunicações não essenciais ou funcionalidades facultativas), sem interferir na prática de atos exigidos por lei ou norma.

Revogação do consentimento (quando aplicável) - Quando o tratamento tiver como base o consentimento, o titular pode revogá-lo a qualquer momento, sem afetar a legalidade do que foi realizado anteriormente. A revogação pode implicar a interrupção de funcionalidades ou comunicações opcionais vinculadas ao consentimento, hipótese em que o titular será informado. Não se aplica revogação de consentimento a tratamentos necessários ao cumprimento de obrigações legais/normativas e à prática de atos dotados de fé pública.

Oposição ao tratamento (quando cabível) - O titular pode se opor a determinado tratamento de dados pessoais quando houver fundamento para tanto e quando a LGPD admitir oposição diante da base legal aplicável. A oposição não se aplica para impedir tratamentos indispensáveis ao cumprimento de obrigação legal/normativa ou ao exercício regular das atribuições notariais. Em qualquer caso, o 2º Tabelionato analisará a solicitação e responderá de modo fundamentado, indicando o enquadramento legal e as providências possíveis.

Identificação segura do solicitante e confidencialidade - Para proteger o titular e evitar fraudes, o 2º Tabelionato poderá solicitar informações e documentos mínimos necessários para confirmação de identidade e legitimidade do requerente, bem como adotar medidas de validação e registro do atendimento. Essa etapa é indispensável para garantir a confidencialidade e impedir que terceiros tenham acesso indevido a dados pessoais.

Certidões, emolumentos e hipóteses de isenção - Pedidos que, na prática, correspondam à obtenção de certidões ou de informações do acervo sujeito a fé pública serão atendidos pelas vias próprias do serviço notarial, conforme legislação específica, com incidência de emolumentos e taxas nos termos da regulamentação. Permanecem preservadas as hipóteses legais de isenção de emolumentos, quando aplicáveis, nos termos da lei.

10. Encarregada de Dados Pessoais e Canal de Solicitações LGPD
Nosso programa de proteção de dados pessoais é gerenciado pela nossa DPO (encarregada de proteção de dados), que estará preparada para qualquer esclarecimento:

Encarregada de Dados: Paola Roos 
Fone/WhatsApp:  (51) 995871610
E-mail: dpo@paolaroos.com.br

Atribuições (art. 41, § 2º, Lei 13.709/18):
I - aceitar reclamações e comunicações dos titulares, prestar esclarecimentos e adotar providências;
II - receber comunicações da autoridade nacional e adotar providências;
III - orientar os funcionários e os contratados da entidade a respeito das práticas a serem tomadas em relação à proteção de dados pessoais; e
IV - executar as demais atribuições determinadas pelo controlador ou estabelecidas em normas complementares.

Para exercer quaisquer direitos previstos na LGPD perante o 2º Tabelionato de Novo Hamburgo, o requerente deverá acessar nosso Canal de Solicitações de Titulares através do link:

https://vencyone.cloud/painel-empresa/7594901290-2-tabelionato-de-novohamburgo/area-do-titular-de-dados

11. Atualizações deste aviso
Este Aviso de Privacidade pode ser atualizado para refletir melhorias de processo, evolução tecnológica e alterações legais/normativas. A versão vigente estará sempre disponível no site.